Tietosuojaseloste

Päivitetty 7.8.2026

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä
Heli Kaarre / Visupaja
Y-tunnus: 3087933-5
Leppäjärventie 211
37630 Valkeakoski

Yhteystiedot tietosuojaa koskevissa asioissa
Heli Kaarre
Puhelin: 045 187 4181
Sähköposti: info@visupaja.fi

2. Keiden henkilötietoja käsittelemme

Tämä tietosuojaseloste koskee seuraavia henkilöryhmiä:

• Visupajan asiakkaat ja asiakasorganisaatioiden yhteyshenkilöt
• Visupajan palveluista kiinnostuneet henkilöt ja potentiaalisten asiakasorganisaatioiden yhteyshenkilöt
• tapaamisen varaavat henkilöt ja tapaamisiin osallistuvat henkilöt
• Visupajan alihankkijat, yhteistyökumppanit ja palveluntarjoajat sekä heidän yhteyshenkilönsä
• Visupajan markkinointiviestinnän vastaanottajat
• visupaja.fi-verkkosivuston käyttäjät siltä osin kuin käyttäjästä käsitellään henkilötietoja

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

Yhteydenotot, tarjouspyynnöt ja tapaamisten järjestäminen

Käsittelemme tietoja yhteydenottoihin vastaamiseen, asiakkaan tarpeen alustavaan arviointiin, tarjousten laatimiseen sekä tapaamisten varaamiseen, vahvistamiseen, järjestämiseen, siirtämiseen ja peruuttamiseen.

Käsittely perustuu tilanteen mukaan rekisteröidyn pyynnöstä tehtäviin sopimusta edeltäviin toimiin tai Visupajan oikeutettuun etuun hoitaa yhteydenottoja ja järjestää tapaamisia.

Asiakassuhteet ja toimeksiannot

Käsittelemme tietoja asiakassuhteen, sopimusten ja toimeksiantojen hoitamiseen, palvelujen toteuttamiseen, asiakasviestintään, projektinhallintaan, palautteisiin sekä asiakaspalveluun.

Käsittely perustuu sopimukseen tai Visupajan oikeutettuun etuun hoitaa yritysasiakkaan yhteyshenkilöihin liittyvää asiakassuhdetta.

Laskutus, kirjanpito ja lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen

Käsittelemme tietoja laskutukseen, maksujen seurantaan, kirjanpitoon, verotukseen ja muiden lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen.

Käsittely perustuu sopimukseen ja rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin.

Alihankkija-, yhteistyökumppani- ja palveluntarjoajasuhteet

Käsittelemme tietoja sopimusten, toimeksiantojen, hankintojen, yhteydenpidon ja maksuliikenteen hoitamiseen.

Käsittely perustuu sopimukseen tai Visupajan oikeutettuun etuun hoitaa yhteistyösuhteita.

Visupajan palveluista kertominen ja suoramarkkinointi

Käsittelemme tietoja Visupajan palvelujen markkinointiin, asiakassuhteiden ylläpitämiseen sekä viestinnän kohdentamiseen vastaanottajan työtehtävien tai aiemman yhteydenpidon perusteella.

Käsittely perustuu Visupajan oikeutettuun etuun harjoittaa yrityksille suunnattua asianmukaista markkinointia tai rekisteröidyn suostumukseen silloin, kun lainsäädäntö edellyttää suostumusta. Rekisteröidyllä on aina oikeus vastustaa suoramarkkinointia.

Verkkosivuston toiminta, tietoturva ja käytön seuranta

Käsittelemme tarpeellisia teknisiä tietoja verkkosivuston toiminnan, ylläpidon ja tietoturvan varmistamiseen sekä verkkosivuston käytön arviointiin. Välttämättömien teknisten tietojen käsittely perustuu Visupajan oikeutettuun etuun ylläpitää toimivaa ja turvallista verkkosivustoa. Muihin kuin välttämättömiin evästeisiin ja vastaaviin tekniikoihin perustuva käsittely perustuu käyttäjän suostumukseen.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme vain kuhunkin käyttötarkoitukseen tarpeellisia tietoja.

4.1 Asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden tiedot

• nimi, tehtävänimike tai rooli ja organisaatio
• yrityksen Y-tunnus sekä laskutus- ja osoitetiedot
• sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• yhteydenotot, viestit, tapaamiset ja muu asiakassuhteeseen liittyvä yhteydenpito
• tarjous-, sopimus-, tilaus- ja projektitiedot
• tiedot ostetuista tai suunnitelluista palveluista
• laskutus- ja maksutiedot
• palautteet, luvat ja kiellot

4.2 Alihankkijoiden, yhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien tiedot

• nimi, tehtävänimike tai rooli, toimiala ja organisaatio
• yrityksen Y-tunnus sekä laskutus- ja osoitetiedot
• sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• sopimus-, toimeksianto-, hinta-, hankinta- ja maksutiedot
• yhteistyöhön ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot

4.3 Markkinointitiedot

• nimi, tehtävänimike tai rooli ja organisaatio
• sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• tiedon lähde
• yhteydenpitoon, tapaamisiin, kutsuihin ja markkinointitoimenpiteisiin liittyvät tiedot
• markkinointisuostumukset ja suoramarkkinointikiellot

4.4 Microsoft Bookings -ajanvarauksen tiedot

Microsoft Bookings -ajanvarauksessa voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

• nimi, sähköpostiosoite ja varaajan itse antama puhelinnumero
• organisaatio ja tehtävänimike, jos niitä kysytään varauksen yhteydessä
• valittu palvelu, tapaamisen ajankohta ja osallistujatiedot
• varaajan antama kuvaus, kysymys tai muu tapaamiseen liittyvä lisätieto
• varauksen vahvistamiseen, muistuttamiseen, muuttamiseen ja peruuttamiseen liittyvät tiedot
• Outlook-kalenterimerkintä ja Teams-tapaamisen tiedot

Bookings tallentaa asiakas-, palvelu- ja tapaamistiedot Visupajan Microsoft 365 -ympäristössä Exchange Onlineen. Varauksesta muodostuu kalenterimerkintä Outlookiin ja etätapaamisesta voidaan muodostaa Teams-osallistumislinkki.

4.5 Verkkosivuston käytöstä muodostuvat tiedot

• IP-osoite tai siitä muodostettu lyhennetty tai anonymisoitu tieto
• vierailun ajankohta ja selatut sivut
• sivustolle ohjannut osoite
• selainta, laitetta ja käyttöjärjestelmää koskevat tekniset tiedot
• eväste- ja suostumusvalinnat

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Saamme henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi yhteydenottojen, sähköpostien, puhelujen, tapaamisten, sopimusten, palautteiden, verkkolomakkeiden ja Microsoft Bookings -ajanvarausten yhteydessä.

Tietoja voidaan saada myös:

• rekisteröidyn edustamalta organisaatiolta
• Visupajan asiakas-, alihankinta- ja yhteistyösuhteiden yhteydessä
• yritysten verkkosivuilta, yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä sekä muista julkisista yritys- ja yhteisörekistereistä
• julkisista ammatillisista profiileista ja muista julkisista lähteistä silloin, kun tiedot liittyvät henkilön työtehtäviin
• verkkosivuston teknisistä järjestelmistä sekä käyttäjän eväste- ja suostumusvalinnoista

Kun tietoja saadaan muualta kuin rekisteröidyltä, käsittelemme vain Visupajan toiminnan ja yhteydenpidon kannalta tarpeellisia tietoja.

6. Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Visupaja käyttää henkilötietojen käsittelyssä huolellisesti valittuja palveluntarjoajia. Ne käsittelevät tietoja Visupajan toimeksiannosta, sovittuihin tarkoituksiin ja tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Palveluntarjoajia voidaan käyttää esimerkiksi seuraaviin tehtäviin:

• Microsoft 365 -pilvipalvelut, sähköposti, Outlook-kalenteri, Microsoft Bookings ja Teams
• verkkosivuston ylläpito, palvelintila, lomakkeet ja kävijäseuranta
• taloushallinto, laskutus ja kirjanpito
• tiedostojen säilytys, varmuuskopiointi ja muut tietotekniset palvelut

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille ja muille tahoille silloin, kun lainsäädäntö, viranomaisen määräys tai oikeusvaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen sitä edellyttää. Yritysjärjestelytilanteessa tarpeellisia tietoja voidaan luovuttaa järjestelyyn osallistuville osapuolille asianmukaisin suojatoimin.

Visupaja käyttää henkilötietoja omaan toimintaansa eikä myy henkilötietoja ulkopuolisille.

7. Henkilötietojen siirrot Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Visupaja pyrkii käyttämään palveluja, joissa tiedot säilytetään ja käsitellään ensisijaisesti Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.

Osa Visupajan käyttämistä palveluntarjoajista, kuten Microsoft, toimii maailmanlaajuisesti. Tällöin tietoja voidaan käsitellä rajatusti myös Euroopan talousalueen ulkopuolella esimerkiksi palvelun ylläpitoon, tietoturvaan tai tekniseen tukeen liittyvissä tilanteissa.

Siirroissa käytetään tietosuojalainsäädännön mukaisia siirtoperusteita ja suojatoimia, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita, tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä ja tarvittaessa täydentäviä teknisiä sekä organisatorisia suojatoimia.

8. Henkilötietojen säilytysajat

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen.

• Yhteydenottoihin, tarjouspyyntöihin ja alustaviin keskusteluihin liittyviä tietoja säilytetään enintään 24 kuukautta viimeisestä yhteydenpidosta, jos asiakassuhdetta ei synny.
• Microsoft Bookings -varaustietoja säilytetään enintään 24 kuukautta tapaamisesta tai viimeisestä tapaamiseen liittyvästä yhteydenpidosta. Asiakassuhteen syntyessä tarpeelliset tiedot siirtyvät asiakassuhteen säilytysaikojen piiriin.
• Asiakas-, sopimus- ja projektitietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja pääsääntöisesti kolme vuotta asiakassuhteen tai toimeksiannon päättymisestä. Tietoja voidaan säilyttää pidempään lakisääteisen velvoitteen tai oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen edellyttämän ajan.
• Alihankkija-, yhteistyökumppani- ja palveluntarjoajatietoja säilytetään yhteistyösuhteen ajan ja pääsääntöisesti kolme vuotta sen päättymisestä. Lakisääteisten velvoitteiden piiriin kuuluvat tiedot säilytetään lainsäädännön edellyttämän ajan.
• Markkinointitietoja säilytetään suoramarkkinointikiellon tai suostumuksen peruuttamiseen saakka tai kunnes tiedot menettävät käyttötarkoituksensa. Tietojen tarpeellisuus tarkistetaan säännöllisesti. Suoramarkkinointikieltoa koskeva tieto voidaan säilyttää kiellon noudattamisen varmistamiseksi.
• Kirjanpitoaineistoihin sisältyviä henkilötietoja säilytetään kirjanpitolain mukaisesti. Tilinpäätös, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista säilytetään vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto ja muu liiketapahtumia varmentava aineisto säilytetään vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
• Verkkosivuston teknisiä loki- ja analytiikkatietoja säilytetään palvelun toiminnan, tietoturvan ja käytön arvioinnin kannalta tarpeellinen aika. Anonymisoituja tietoja, joista henkilöä ei voida tunnistaa, voidaan säilyttää tilastointia varten pidempään.

Varmuuskopioihin sisältyvät tiedot poistuvat varmuuskopioiden tavanomaisen kierron mukaisesti.

9. Henkilötietojen suojaaminen

Henkilötietojen käsittely rajataan henkilöihin ja palveluntarjoajiin, joille tiedot ovat tehtävien hoitamiseksi tarpeellisia. Tietoja suojataan käyttäjäkohtaisilla tunnuksilla, vahvoilla salasanoilla, käyttöoikeuksilla, ajantasaisilla ohjelmistoilla, suojatuilla yhteyksillä, varmuuskopioinnilla ja muilla asianmukaisilla teknisillä sekä organisatorisilla toimenpiteillä.

Palveluntarjoajien kanssa sovitaan henkilötietojen käsittelystä tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet määräytyvät henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen ja oikeusperusteen mukaan. Rekisteröidyllä on tilanteen mukaan oikeus:

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
• pyytää henkilötietojen poistamista
• pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä
• vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinointiin milloin tahansa
• saada itse toimittamansa tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle silloin, kun oikeus soveltuu käsittelyyn
• peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa, kun käsittely perustuu suostumukseen; peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen

Oikeuksia koskevan pyynnön voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen info@visupaja.fi. Pyynnön esittäjän henkilöllisyys voidaan tarvittaessa varmistaa ennen pyynnön toteuttamista. Pyyntöön vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo henkilötietojensa käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
https://tietosuoja.fi/yhteystiedot

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity rekisteröityyn kohdistuvaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia. Henkilöä koskevat ratkaisut perustuvat ihmisen tekemään arviointiin.

12. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Visupaja päivittää tätä tietosuojaselostetta toiminnan, palvelujen tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen versio julkaistaan Visupajan verkkosivustolla, ja selosteen alussa ilmoitetaan viimeisin päivityspäivä.

Siirry etusivulle