Asiantuntijayrityksen osaaminen voi olla vahvaa, mutta sen arvo ei välttämättä avaudu asiakkaalle nopeasti. Kyse voi olla suunnittelusta, tutkimuksesta, konsultoinnista, selvityksistä, raportoinnista, koulutuksesta tai muusta vaativasta asiantuntijatyöstä. Yrityksen sisällä asiat tunnetaan tarkasti, mutta asiakkaan, päätöksentekijän tai muun kohderyhmän näkökulmasta kokonaisuus voi olla vaikeampi hahmottaa.
Olennainen kysymys ei ole se, miltä viestintä näyttää. Tärkeämpää on kysyä: Ymmärtääkö vastaanottaja, mitä yritys osaa, mitä hyötyä siitä on ja mitä hänen pitäisi tietää seuraavaksi?
1. Tunnista ensin, mikä on olennaista
Asiantuntijatyössä tietoa on usein paljon, jolloin kaikkea ei tarvitse selittää vastaanottajalle samalla kertaa. Ensin kannattaa selvittää, mitä asiakkaan pitäisi ymmärtää ensimmäiseksi.
- Mitä ongelmaa ratkaistaan?
- Mitä on selvitetty tai tehty?
- Mikä on tärkein havainto?
- Mitä vaikutuksia sillä on?
- Mikä on suositus tai seuraava toimenpide?
Näiden tietojen myötä myös tarvittavien viestintämateriaalin sisältö on helpompi rakentaa.
2. Jäsennä tieto niin, että lukija löytää olennaisen
Hyvä visuaalinen viestintä auttaa vastaanottajaa hahmottamaan olennaisen tiedon. Raportissa se voi tarkoittaa selkeää otsikkohierarkiaa, havaintojen ja johtopäätösten erottamista, taulukoiden jäsentämistä ja tärkeimpien lukujen korostamista.
Verkkosivulla asiakkaan pitäisi löytää nopeasti tieto siitä, mitä yritys tekee, kenelle palvelu sopii ja miksi yrityksen osaamiseen kannattaa luottaa. Selkeys tarkoittaa sitä, että sisältö on riittävän yksiselitteistä, jotta vastaanottajan ei tarvitse tulkita tai arvata sisällön tarkoitusta.
3. Tee asiantuntijatiedosta käyttökelpoista
Asiantuntijan työn lopputulos voi olla raportti, selvitys, suunnitelma, laskelma tai asiantuntija-arvio. Tiedon esitystapa vaikuttaa siihen, miten helposti työn tuloksia voidaan käyttää.
Laaja raportti voi olla syväluotaava dokumentti, mutta päätöksentekijä voi tarvita siitä erikseen tiiviin yhteenvedon esityksenä. Samaa sisältöä voi myöhemmin olla tarpeen esittää verkkosivulla, tarjouksessa, asiakastapaamisessa tai messuilla. Samaa asiantuntijatietoa muotoillaan eri käyttötarkoituksiin sopivaksi eri kanaviin ja eri kohderyhmille.
4. Osaaminen näkyväksi koko toiminnassa
Asiakkaan arvioima asiantuntijuus välittyy raporttien lisäksi myös verkkosivujen, tarjousten, referenssien, esitysten ja muiden materiaalien perusteella. Jos ne on tehty eri aikoina ja eri lähtökohdista, yrityksen osaaminen voi näyttää hajanaisemmalta kuin se todellisuudessa on.
Ennen seuraavan aineiston laatimista kannattaa tarkastella tukevatko nykyiset materiaalit samaa kokonaisuutta. Yhtenäinen rakenne, selkeä visuaalinen hierarkia ja toimivat asiakirjapohjat helpottavat tunnistettavuutta ja samalla yrityksen omaa työtä. Raportin, esityksen tai tarjouksen laatimista helpottaa, kun asiakirjoilla on oma johdonmukainen ilme ja valmis rakenne.
5. Huomioi materiaalin käyttötarkoitus
Kaikki eri materiaalit vaativat suunnitteluun oman lähestymistapansa. Raportissa painottuvat esimerkiksi tiedon jäsentäminen, saavutettavuus ja luettavuus. Esityksen pitää toimia tarvittaessa sekä yksittäisellä näytöllä tarkasteltuna että laajalle yleisölle suuressa tilassa.
Messumateriaalissa aikaa viestin vastaanottamiseen voi olla vain muutama sekunti. Onnistuva suunnittelu lähtee aina materiaalin tarkoituksesta, kohderyhmästä, sisällöstä ja käyttötilanteesta, ja hyvä ratkaisu syntyy määriteltyjen tavoitteiden pohjalta.
6. Ratkaise oikea ongelma ennen uuden tekemistä
Jos asiantuntijayrityksen viestintä tuntuu vaikeaselkoiselta, kannattaa pysähtyä hetkeksi oman viestin ja sisällön äärelle. Ensin kannattaa selvittää:
- Ymmärtääkö asiakas, mitä yritys tekee?
- Löytääkö asiakas olennaisen tiedon helposti?
- Tukevatko kaikki sisällöt ja materiaalit samaa kokonaisuutta?
- Onko asiantuntijan aikaa sidottu liikaa materiaalien muotoiluun?
Kun varsinainen ongelma tunnistetaan, myös ratkaisu voidaan mitoittaa oikein. Asiantuntija voi tarvita omassa työssään selkeämpää rakennetta, toimivampia raportti- tai esityspohjia tai myyntimateriaalien yhtenäistämistä. Joskus myös laajempi uudistus voi olla perusteltu. Kaikkea ei kuitenkaan tarvitse tehdä samalla kertaa.
Ymmärrettävyys tekee osaamisen näkyväksi
Asiantuntijayrityksen viestinnässä tärkeintä on se, että vastaanottaja pystyy ymmärtämään, mitä yritys osaa, mitä työstä syntyy ja miksi sillä on merkitystä.
Visupajassa autan asiantuntijayrityksiä ja asiantuntijoita selkeyttämään visuaalista viestintäänsä ja tekemään vaativastakin sisällöstä ymmärrettävää ja käyttökelpoista. Työ voi liittyä esimerkiksi raportteihin, selvityksiin, saavutettaviin esityksiin, mallipohjiin, tarjous- ja myyntimateriaaleihin, messumateriaaleihin tai olemassa olevan materiaalikokonaisuuden yhtenäistämiseen.
Ensin selvitämme yhdessä, mitä viestinnän pitää saada aikaan.
Tutustu yhtenäisten markkinointimateriaalien suunnitteluun
Tutustu visuaalisen ilmeen toteuttamiseen
Varaa maksuton Visupajatus-asiantuntijatapaaminen
Kerro tilanteestasi sähköpostitse
Lisätiedot ja yhteydenotot: info@visupaja.fi
Tutustu myös siihen, Millainen on Visupajan luova prosessi? Luettuasi tiedät Visupajan suunnitteluprosessin 10 askelta.
Seuraa Visupajan kuulumisia myös somekanavissa Facebookissa ja Instagramissa
Teksti on tuotettu tekoälyn ja kirjoittajan yhteistyönä: tekoäly on tukenut luonnostelua, tekijä viimeistelyä.
