Asiantuntijayrityksen osaaminen voi olla vahvaa, mutta sen arvo ei välttämättä avaudu asiakkaalle nopeasti. Kyse voi olla suunnittelusta, tutkimuksesta, konsultoinnista, selvityksistä, raportoinnista, koulutuksesta tai muusta vaativasta asiantuntijatyöstä. Yrityksen sisällä asiat tunnetaan tarkasti, mutta asiakkaan, päätöksentekijän tai muun kohderyhmän näkökulmasta kokonaisuus voi olla vaikeampi hahmottaa.
Olennainen kysymys ei ole se, miltä viestintä näyttää. Tärkeämpää on kysyä: Ymmärtääkö vastaanottaja, mitä yritys osaa, mitä hyötyä siitä on ja mitä hänen pitäisi tietää seuraavaksi?
1. Tunnista ensin, mikä on olennaista
Asiantuntijatyössä tietoa on usein paljon. Kaikkea ei kuitenkaan tarvitse selittää vastaanottajalle samalla kertaa. Ensin kannattaa määrittää, mitä hänen pitäisi ymmärtää:
- Mitä ongelmaa ratkaistaan?
- Mitä on selvitetty tai tehty?
- Mikä on tärkein havainto?
- Mitä vaikutuksia sillä on?
- Mikä on suositus tai seuraava toimenpide?
Kun tämä järjestys on selvä, myös materiaalin rakenne on helpompi rakentaa.
2. Jäsennä tieto niin, että lukija löytää olennaisen
Hyvä visuaalinen viestintä auttaa vastaanottajaa hahmottamaan tiedon järjestyksen. Raportissa se voi tarkoittaa selkeää otsikkohierarkiaa, havaintojen ja johtopäätösten erottamista, taulukoiden jäsentämistä ja tärkeimpien lukujen nostamista esiin.
Esityksessä olennaista on, että sisältö tukee esitystilannetta eikä vain toista raportin sisältöä dioille. Verkkosivulla asiakkaan pitäisi löytää nopeasti tieto siitä, mitä yritys tekee, kenelle palvelu sopii ja miksi yrityksen osaamiseen kannattaa luottaa. Selkeys tarkoittaa sitä, että sisältö on riittävän yksiselitteistä, jotta vastaanottajan ei tarvitse tulkita tai arvata sisällön tarkoitusta.
3. Tee asiantuntijatiedosta käyttökelpoista
Asiantuntijan työn lopputulos voi olla raportti, selvitys, suunnitelma, laskelma tai asiantuntija-arvio. Tiedon esitystapa vaikuttaa suoraan siihen, kuinka helposti työn tuloksia voidaan käyttää.
Laaja raportti voi olla tarpeellinen dokumentti, mutta päätöksentekijä voi tarvita siitä tiiviin yhteenvedon. Sama sisältö voi myöhemmin olla tarpeen esittää verkkosivulla, tarjouksessa, asiakastapaamisessa tai messuilla. Samaa asiantuntijatietoa muotoillaan eri käyttötarkoituksiin sopivaksi eri kanaviin ja eri kohderyhmille.
4. Näytä osaaminen myös siellä, missä asiakas tekee valintoja
Asiakkaan arvioima asiantuntijuus välittyy raporttien lisäksi myös verkkosivujen, tarjousten, referenssien, esitysten ja muiden materiaalien perusteella. Jos ne on tehty eri aikoina ja eri lähtökohdista, yrityksen osaaminen voi näyttää hajanaisemmalta kuin se todellisuudessa on.
Ennen seuraavan aineiston laatimista kannattaa tarkastella tukevatko nykyiset materiaalit samaa kokonaisuutta. Yhtenäinen rakenne, selkeä visuaalinen hierarkia ja toimivat asiakirjapohjat voivat samalla helpottaa yrityksen omaa työtä. Jokaisen raportin, esityksen tai tarjouksen laatimista helpottaa, kun niillä jokaisella on oma johdonmukainen ilme ja valmis rakenne, jota pääsee sujuvasti täydentämään uusilla tiedoilla.
5. Huomioi materiaalin käyttötarkoitus
Kaikki eri materiaalit vaativat suunnitteluun oman lähestymistapansa. Raportissa painottuvat esimerkiksi tiedon rakenne, saavutettavuus ja luettavuus. Esityksen pitää toimia tarvittaessa sekä yksittäisellä näytöllä tarkasteltuna että suuressa auditoriossa.
Messumateriaalissa aikaa viestin vastaanottamiseen voi olla vain muutama sekunti. Onnistuva suunnittelu lähtee aina materiaalin tarkoituksesta, kohderyhmästä, sisällöstä ja käyttötilanteesta, ja hyvä ratkaisu syntyy määriteltyjen tavoitteiden kunnioittamisesta.
6. Ratkaise oikea ongelma ennen uuden tekemistä
Jos asiantuntijayrityksen viestintä tuntuu vaikeaselkoiselta, kannattaa pysähtyä hetkeksi oman viestin ja sisällön äärelle. Ensin kannattaa selvittää:
- Ymmärtääkö asiakas, mitä yritys tekee?
- Löytääkö asiakas vaivatta olennaisen tiedon helposti?
- Tukevatko eri materiaalit samaa kokonaisuutta?
- Onko asiantuntijan aikaa sidottu liikaa materiaalien muotoiluun?
Kun varsinainen ongelma tunnistetaan, myös ratkaisu voidaan mitoittaa oikein. Asiantuntija voi tarvita omassa työssään selkeämpää rakennetta, toimivampia raportti- tai esityspohjia tai myyntimateriaalien yhtenäistämistä. Joskus myös laajempi uudistus voi olla perusteltu. Kaikkea ei kuitenkaan tarvitse tehdä samalla kertaa.
Ymmärrettävyys tekee osaamisen näkyväksi
Asiantuntijayrityksen viestinnässä tärkeintä on se, että vastaanottaja pystyy ymmärtämään, mitä yritys osaa, mitä työstä syntyy ja miksi sillä on merkitystä.
Visupajassa autan asiantuntijayrityksiä ja asiantuntijoita selkeyttämään visuaalista viestintäänsä ja tekemään vaativastakin sisällöstä ymmärrettävää ja käyttökelpoista. Työ voi liittyä esimerkiksi raportteihin, selvityksiin, saavutettaviin esityksiin, mallipohjiin, tarjous- ja myyntimateriaaleihin, messumateriaaleihin, referensseihin tai olemassa olevan materiaalikokonaisuuden yhtenäistämiseen.
Ensin selvitämme yhdessä, mitä viestinnän pitää saada aikaan.
Tutustu yhtenäisten markkinointimateriaalien suunnitteluun
Tutustu visuaalisen ilmeen toteuttamiseen
Varaa maksuton Visupajatus-asiantuntijatapaaminen
Kerro tilanteestasi sähköpostitse
Tutustu etenemissuunnitelmaan
Tutustu myös siihen, Millainen on Visupajan luova prosessi? Luettuasi tiedät Visupajan suunnitteluprosessin 10 askelta.
Seuraa Visupajan kuulumisia myös somekanavissa Facebookissa ja Instagramissa
Teksti on tuotettu tekoälyn ja kirjoittajan yhteistyönä: tekoäly on tukenut luonnostelua, tekijä viimeistelyä.
