Teknisen asiantuntijayrityksen osaaminen voi olla vahvaa, mutta sen arvo ei aina avaudu asiakkaalle nopeasti. Kyse voi olla suunnittelusta, mittauksista, tutkimuksesta, konsultoinnista, selvityksistä, raportoinnista tai vaativasta valmistuksesta. Yrityksen sisällä asiat tunnetaan tarkasti, mutta asiakkaan, päätöksentekijän tai muun kohderyhmän näkökulmasta kokonaisuus voi olla vaikeampi hahmottaa.
Olennainen kysymys ei ole se, miltä viestintä näyttää. Tärkeämpää on kysyä: Ymmärtääkö vastaanottaja, mitä yritys osaa, mitä hyötyä siitä on ja mitä hänen pitäisi tietää seuraavaksi?
1. Tunnista ensin, mikä on olennaista
Teknisessä asiantuntijatyössä tietoa on usein paljon. Kaikkea ei kuitenkaan tarvitse selittää vastaanottajalle samalla kertaa.
Ensin kannattaa määrittää, mitä hänen pitäisi ymmärtää:
- Mitä ongelmaa ratkaistaan?
- Mitä on selvitetty tai tehty?
- Mikä on tärkein havainto?
- Mitä vaikutuksia sillä on?
- Mikä on suositus tai seuraava toimenpide?
Kun tämä järjestys on selvä, myös materiaalin rakenne on helpompi rakentaa.
2. Jäsennä tieto niin, että lukija löytää olennaisen
Hyvä visuaalinen viestintä auttaa vastaanottajaa hahmottamaan tiedon järjestyksen. Raportissa se voi tarkoittaa selkeää otsikkohierarkiaa, havaintojen ja johtopäätösten erottamista, taulukoiden jäsentämistä ja tärkeimpien lukujen nostamista esiin.
Esityksessä olennaista on, että sisältö tukee esitystilannetta eikä vain toista raportin sisältöä dioille. Verkkosivulla asiakkaan pitäisi löytää nopeasti tieto siitä, mitä yritys tekee, kenelle palvelu sopii ja miksi yrityksen osaamiseen kannattaa luottaa.
Selkeys tarkoittaa sitä, että vastaanottajan ei tarvitse tehdä turhaa tulkintatyötä.
3. Tee asiantuntijatiedosta käyttökelpoista
Teknisen asiantuntijan työn lopputulos voi olla raportti, selvitys, suunnitelma, laskelma tai asiantuntija-arvio. Tiedon esitystapa vaikuttaa suoraan siihen, kuinka helposti työn tuloksia voidaan käyttää.
Laaja raportti voi olla tarpeellinen dokumentti, mutta päätöksentekijä voi tarvita siitä tiiviin yhteenvedon. Sama sisältö voi myöhemmin olla tarpeen esittää verkkosivulla, tarjouksessa, asiakastapaamisessa tai messuilla. Samaa asiantuntijatietoa muotoillaan eri käyttötarkoituksiin sopivaksi eri kanaviin ja eri kohderyhmille.
4. Näytä osaaminen myös siellä, missä asiakas tekee valintoja
Asiakkaan arvioima asiantuntijuus välittyy raporttien lisäksi myös verkkosivujen, tarjousten, referenssien, esitysten ja muiden materiaalien perusteella. Jos ne on tehty eri aikoina ja eri lähtökohdista, yrityksen osaaminen voi näyttää hajanaisemmalta kuin se todellisuudessa on.
Ennen seuraavan aineiston laatimista kannattaa tarkastella tukevatko nykyiset materiaalit samaa kokonaisuutta. Yhtenäinen rakenne, selkeä visuaalinen hierarkia ja toimivat asiakirjapohjat voivat samalla helpottaa yrityksen omaa työtä. Jokaisen raportin, esityksen tai tarjouksen laatimista helpottaa, kun niillä jokaisella on oma johdonmukainen ilme ja valmis rakenne, jota pääsee sujuvasti täydentämään uusilla tiedoilla.
5. Huomioi materiaalin käyttötarkoitus
Raporttia, verkkosivua, tarjousta, esitystä ja messumateriaalia ei suunnitella samalla tavalla.
Raportissa painottuvat esimerkiksi luettavuus, tiedon rakenne ja tarvittaessa saavutettavuus.
Esityksen pitää toimia puhetilanteessa.
Messumateriaalissa aikaa viestin vastaanottamiseen voi olla vain muutama sekunti.
Teknisen datan visualisoinnissa taas pitää varmistaa, ettei esitystapa muuta tiedon merkitystä.
Siksi suunnittelu lähtee aina materiaalin tarkoituksesta, kohderyhmästä, sisällöstä ja käyttötilanteesta.
Hyvä ratkaisu syntyy tarpeesta, ei valmiista kaavasta.
6. Ratkaise oikea ongelma ennen uuden tekemistä
Jos teknisen asiantuntijayrityksen viestintä tuntuu vaikeaselkoiselta, ratkaisu ei automaattisesti ole uusi verkkosivusto, brändiuudistus tai lisää markkinointia.
Ensin kannattaa kysyä:
Ymmärtääkö asiakas nopeasti, mitä yritys tekee?
Löytyykö olennainen tieto helposti?
Tukevatko eri materiaalit samaa kokonaisuutta?
Onko asiantuntijan aikaa sidottu liikaa materiaalien muotoiluun?
Kun varsinainen ongelma tunnistetaan, myös ratkaisu voidaan mitoittaa oikein.
Joskus tarvitaan selkeämpi rakenne.
Joskus toimivammat raportti- tai esityspohjat.
Joskus verkkosivujen tai myyntimateriaalien yhtenäistämistä.
Ja joskus laajempi uudistus on perusteltu.
Kaikkea ei kuitenkaan tarvitse tehdä samalla kertaa.
Ymmärrettävyys tekee osaamisen näkyväksi
Teknisen asiantuntijayrityksen visuaalisessa viestinnässä tärkeintä ei ole näyttävyys.
Olennaisempaa on se, että vastaanottaja pystyy ymmärtämään, mitä yritys osaa, mitä työstä syntyy ja miksi sillä on merkitystä.
Visupaja auttaa asiantuntija- ja teollisuusyrityksiä selkeyttämään visuaalista viestintäänsä ja tekemään vaativastakin sisällöstä ymmärrettävää ja käyttökelpoista.
Työ voi liittyä esimerkiksi verkkosivuihin, raportteihin ja selvityksiin, esityksiin ja mallipohjiin, tarjous- ja myyntimateriaaleihin, messumateriaaleihin, referensseihin tai olemassa olevan materiaalikokonaisuuden yhtenäistämiseen.
Lähtökohta on aina sama:
ensin selvitetään, mitä viestinnän pitää saada aikaan.
Tutustu yhtenäisten markkinointimateriaalien suunnitteluun
Tutustu visuaalisen ilmeen toteuttamiseen
Varaa maksuton Visupajatus-asiantuntijatapaaminen
Kerro tilanteestasi sähköpostitse
Lisätiedot ja yhteydenotot:
Heli Kaarre, visuaalisen viestinnän asiantuntija
info@visupaja.fi
Tutustu myös siihen, Millainen on Visupajan luova prosessi? Luettuasi tiedät Visupajan suunnitteluprosessin 10 askelta.
Seuraa Visupajan kuulumisia myös somekanavissa Facebookissa ja Instagramissa
Teksti on tuotettu tekoälyn ja kirjoittajan yhteistyönä: tekoäly on tukenut luonnostelua, tekijä viimeistelyä.
